Le meilleure alternative à Google Forms qui fonctionne hors ligne ?

Récemment, j’ai reçu une demande particulière. Un de mes clients souhaitait suivre ses techniciens qui effectuent une série de tâches sur le terrain. Cette demande semble relativement simple, et revient régulièrement dans les secteurs industriels où les équipes d’installation, de maintenance et de supervision doivent effectuer des opérations en dehors des bureaux. Pourtant, cette demande contient quelques défis réels qui doivent être relevés pour faire du projet un succès.

iMac
Un exemple typique d’application technicien (Source Fieldeo)

Dans cet article, nous vous détaillons les défis de la récolte d’informations chez des opérateurs terrain.

Nous vous détaillons ensuite pourquoi nous avons conseillé Fiedeo pour permettre à notre client de suivre ses techniciens et créer un reporting avec des indicateurs de performance qui se mettent à jour de manière automatique. Avec Fieldeo, il est simple de créer des formulaires adaptés aux techniciens qui travaillent dans des zones reculées et d’exporter les résultats directement dans google sheet (ou ailleurs) afin de suivre l’avancement de vos équipes.

Situation initiale: Comment les opérateurs travaillaient ?

Notre client est une grande société active dans le forage. Les particularités de ce secteur est qu’il nécessite beaucoup d’équipes terrain qui travaillent de manière indépendantes (camionneurs, équipes de maintenance, opérateurs qui doivent « pointer » leurs heures, etc.). La main d’oeuvre est généralement peu qualifiée et varie régulièrement.

Le jour où notre client nous contacte, les opérateurs travaillent exclusivement sur papier. Ils complètent des rapports papier qu’ils doivent donner à leur manager en fin de journée. Le superviseur qui va ensuite les valider et les encoder dans un système. Ce système permet de générer des rapports (excel chez notre client) qui sont mis à jour régulièrement pour la direction (reporting).

Cette manière de fonctionner comporte néanmoins des limites. Pour n’en citer que trois :

  • Perte des feuilles
  • Nécessité pour l’opérateur de repasser par le bureau
  • Double encodage (le superviseur doit encoder manuellement les informations renseignées par l’opérateur)

Pourquoi il est compliqué de récolter des informations du terrain ?

Distance importante : la distance est sans doute le premier challenge. Les équipes terrain qui opèrent près du bureau central peuvent facilement aller déposer leur rapport de travail chez leur superviseur ou encoder leurs opérations dans les systèmes informatiques à proximité. Lorsque le lieu de travail est éloigné, ceci n’est plus aussi simple.

Manque de connectivité : Pas de réseau 2G, 4G ou de couverture téléphonique peut compromettre la soumission de vos formulaires s’ils ne disposent pas d’un mode hors ligne. En cas de perte de connexion lorsque le technicien soumet son formulaire, il obtiendra une erreur 404 et les données encodées seront perdues… Frustrations et pertes de temps pour l’opérateur.

Flexibilité au niveau de l’UX pour garantir la satisfaction des opérateurs terrain : Si vous avez déjà effectué du travail manuel, vous vous êtes sans doute rendu compte que l’utilisation d’une tablette ou d’un smartphone pour encoder des informations n’est pas aussi anodine qu’elle y paraît. Gants, doigts gras, boutons trop petits, … La mise en place de gros boutons, de navigation simple, de champs spécifiques, de validations en deux étapes et d’écrans de confirmation est importante pour éviter de la frustration. C’est la raison pour laquelle Fieldeo construit des écrans d’affichage personnalisés sur mesure en prenant en compte les besoins spécifiques des opérateurs. Peut-être avez-vous souhaité mettre en place une application de pointage qui permet à vos opérateurs de lancer un chrono et de consulter en direct le nombre d’heures qu’ils ont prestées? C’est comme si c’était fait. Peut-être souhaitez-vous que vos opérateurs puissent compléter des champs de formats différents différents en fonction du type de travail ? Pas de soucis !

L’accès au formulaire de collecte d’information doit être super simple. Avez-vous déjà donné une url à un technicien? Dans le cas d’une utilisation occasionnelle de cette url, vous devrez sans doute régulièrement la rappeler. Heureusement, il existe des solutions simples à ce problème. C’est la raison pour laquelle Fieldeo conçoit des formulaires comme des apps qui sont installables comme des applications sur les téléphones, tablettes et ordinateurs.

Pourquoi Google forms n’est pas adapté ?

Revenons maintenant sur quelques solutions existantes telles que Google form ou encore Typeform, WPforms, Wufoo, etc. Ces solutions sont parfaites pour collecter des formulaires d’internautes qui sont confortablement installés devant leur PC. Par contre, elles ont leurs limites. Détaillons quatre cas de figure dans lesquels ces outils ne sont pas adaptés :

  1. Champs spécifiques : Si vous souhaitez adapter le design d’un champ de votre formulaire pour faciliter l’utilisation, vous serez rapidement limité (eg: lancer un chronomètre, sauver automatiquement l’heure à laquelle un bouton a été sélectionné, ajouter des images, un champ index avec des règles spécifiques, un champ numéro de national à côté duquel le numéro national indiqué est affiché sur une carte d’identité)
  2. On en a parlé plus haut: ça ne fonctionne pas hors connexion.
  3. Authentication limitée : Souvent, il faut un compte google si on souhaite une authentication. L’authentication est souvent nécessaire, mais une authentication simple augmente le taux de succès de votre formulaire.
  4. Pas possible d’avoir une URL super simple voire une application sur son téléphone. Pourtant, c’est un élément clé dans l’adoption de votre application au niveau opérationnel.

Quelle est la meilleure solution pour suivre vos équipes « on the field » ?

C’est ici qu’on vous explique l’approche mise en place chez Fieldeo et les différentes parties de notre solution.

  1. Formulaire personnalisé sur mesure, adapté à vos besoins et ceux de vos équipes. Ils conçoivent ensemble les formulaires sur mesure. Ces formulaires sont des petites applications de type iOS et Android qui peuvent être mises à jour sans devoir attendre plusieurs jours. Les formulaires fonctionnent parfaitement en mode hors ligne. En cas de perte de connexion, aucune donnée n’est perdue. Les développeurs conçoivent l’interface technicien sur mesure afin d’avoir une expérience utilisateur la plus simple possible.
  2. Interface d’administation en ligne. Cette interface permet de consulter les réponses de vos techniciens, de les mettre à jour, de les filtrer, d’y ajouter des commentaires et de les valider. La création de nouveaux administrateurs est possible et la gestion des accès est intégrée. Il est possible d’y recevoir les réponses de plusieurs formulaires différents.
  3. Export des données. Si vous le souhaitez, il est possible d’activer des interfaces vers d’autres outils tels que Google sheets, slack, salesforce, google data studio, Power BI, etc. De cette manière il est possible de suivre en temps réel des indicateurs clés de la performance de votre société. Dans le cas de notre client par exemple, il a demandé un export automatique vers Google sheets, qui lui permet de créer un tableau de bord par dessus avec Google data studio. Le tableau de bord est mis à jour automatiquement chaque jour.

Des questions ou des suggestions ? Contactez fiedeo.com, l’application pour techniciens (info (at) fieldeo (.) com)

Fieldeo, l’outil de reporting pour techniciens qui fonctionne hors ligne

Vous souhaitez gérer efficacement vos équipes terrain? Fieldeo propose des services de développement d’applications personnalisées compatibles avec tous les téléphones portables (Android, iOS et même ordinateurs).

J’espère que cet article vous a été utile !

Bonne journée !

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